Reading time: 6 – 10 minutes
Hari ini, saya berbagi pengalaman saya dan teman-teman di Indonesian Youth Conference ketika kami harus mencari sponsor untuk menyelenggarakan IYC 2010 dan 2011 melalui Twitter. Di post ini, saya akan membagi versi lebih lengkapnya (pengembangan dari serial twit tersebut). Semoga dalam waktu dekat bisa ada versi lebih komprehensifnya di situs IYC.
Di IYC 2010, saya belajar banyak dari Bernhard Soebiakto (Ben), Veronica Colondam (Vera), dan Fajar Anugerah. Mereka bertiga saya anggap sebagai “mentor” saya, dan membagi banyak hal. Ben aktif di industri kreatif. Beliau adalah pendiri dan CEO Octovate Group, yang membawahi berbagai business units terkenal, termasuk OMG Creative Consulting. Ben juga merupakan seorang produser film dan memimpin FIMELA.com. Vera memiliki begitu banyak pengalaman di bidang sosial. Beliau mendirikan dan memimpin Yayasan Cinta Anak Bangsa (YCAB) selama kurang lebih satu dekade. Fajar yang bekerja di British Council memiliki pengalaman di bidang social entrepreneurship dan project management.
Ada satu pesan/tips dari Ben yang saya ingat: Ketika kita mencari target sponsor, kita bisa membuka majalah yang target market-nya sama dengan event atau proyek kita. Brand apa saja yang memasang iklan di sana?
Selain itu, ada banyak panitia acara anak muda yang melakukan “marketing call”, sebuah istilah yang entah diciptakan oleh siapa yang artinya menghubungi divisi marketing di berbagai perusahaan untuk diberikan proposal. IYC juga pernah melakukan hal tersebut. Kami menghubungi ratusan perusahaan dan mengirimkan proposal. Tidak ada satupun proposal yang tembus. Dari situ, kami belajar. Mencari sponsor harus didukung dengan rencana strategis. Ada pertanyaan yang harus dijawab: Mengapa sebuah brand harus mensponsori acara kita? :) Ini harus kita pikirkan baik-baik. Kalau perlu, kita pun bisa membuat customised proposal untuk masing-masing target sponsor. Ribet memang, tapi diperlukan!
Kita harus mengetahui betul apa kelebihan event kita. Dulu, IYC mencari “massa” melalui media sosial. Hal ini kami lakukan bukan karena hanya ingin menyampaikan informasi mengenai IYC ke orang banyak, tetapi juga kami memiliki sesuatu yang bisa disampaikan dan “ditawarkan” ke calon sponsor.
Selain itu, penting sekali bagi kita untuk membangun “relationship” dengan calon sponsor. Jangan cuma datang untuk minta uang saja. Kita harus memberi dukungan kepada mereka juga. Mungkin, sama seperti kita berteman dengan seseorang. Jangan cuma datang ketika “butuh” mereka saja, tetapi kita juga sebaiknya ada ketika mereka membutuhkan kita. Sebagai contoh, sekarang saya “dekat” dengan teman-teman yang bekerja di perusahaan-perusahaan yang pernah mensponsori IYC, dan akhirnya justru bisa banyak belajar dari mereka. Teman-teman saya di IYC bahkan ada yang berkesempatan untuk magang di kantor mereka.
30 hari sebelum IYC 2010 digelar, kami masih tidak memiliki uang sama sekali! Waktu itu, sempat terpikirkan, “Apakah sebaiknya kita batalkan saja ya acaranya?” Sekarang, saya dan teman-teman tidak bisa membayangkan apabila waktu itu kami benar-benar menyerah. Semuanya tidak akan bisa menjadi seperti sekarang. :)
Yang harus kita pikirkan baik-baik selain sponsorship packages adalah budget. Tidak akan ada pihak yang mau mensponsori kita apabila budget yang kita presentasikan tidak masuk di akal. Ibu Vera “mengajarkan” saya untuk menghitung cost per head. Kata Ibu Vera, sponsor akan menghitung cost per head, yang berarti kira-kira seperti ini:
Misalnya, kita membutuhkan dana 100 juta untuk program yang impact-nya hanya untuk 100 orang, berarti cost per head: 100 juta : 100 orang = 1 juta per orang. Mahal sekali, kan? Berarti, kalau kita mau memiliki budget besar, impact-nya juga harus besar. Di IYC 2010, ketika kami mau membuat Forum, budget-nya sekitar 150 juta Rupiah hanya untuk 33 orang. CPH-nya berarti 4 juta per orang. Mahal sekali bukan? Akhirnya, kami harus merombak lagi acaranya.
Menurut saya, yang penting dan pertama kali harus dilakukan adalah mengetahui betul-betul apa kelebihan proyek yang kita rencanakan. Lalu, kita bisa membuat proposal yang menarik, menyusun budget yang masuk akal, dan mencari target sponsor. Contoh target sponsor, misalnya: Brand sportswear untuk acara cup sekolah, telco untuk pentas seni, perusahaan IT untuk acara yang berhubungan dengan teknologi. Setelah itu, kita bisa mencaritahu siapa yang bisa kita temui di sana. Misalnya, caritahu alamat e-mailnya, tweet ke akun Twitternya, atau datang ke acara-acara perusahaan tersebut.
IYC pernah hampir disponsori oleh sebuah maskapai penerbangan swasta setelah panitia twit ke Direktur Pemasarannya. Sayangnya, maskapai penerbangan tersebut hanya beroperasi di beberapa kota di Indonesia, sehingga beliau menolak mensponsori IYC karena menurut beliau kurang efektif.
Setelah bertemu dan berdiskusi, kita bisa mengirimkan proposal, via e-mail juga tidak masalah. Jika dalam 2 minggu belum ada respon, kita bisa mencoba untuk follow up melalui e-mail, SMS, atau telepon. Tapi, jangan demanding juga. Divisi Marketing itu pasti memiliki begitu banyak kesibukan lain selain membaca berbagai proposal yang masuk, lho!
Mengenai sponsorship packages, menurut saya penting bagi kita untuk tidak hanya fokus ke masalah pemasangan logo dan umbul-umbul. Tidak semua perusahaan mau memasang umbul-umbul saja, apalagi jika investasinya di proyek kita relatif besar. IYC dan rekanan kerjasamanya pernah menyelenggarakan kompetisi blogging, menulis, tweeting. Sponsor IYC juga ada yang menyediakan pembicara untuk Festival IYC. Ketika IYC disponsori perusahaan IT, kami “meminjam” komputer workstation senilai sekitar 30 juta rupiah yang sangat berguna bagi kami untuk membuat video teaser, poster, dan collaterals lainnya.
So, in my opinion, it’s not all about the money. Kerjasama dengan sponsor bisa bermacam-macam, tergantung dengan format kegiatan yang kita miliki. Sponsor memiliki begitu banyak aset yang mungkin bagi kita akan jauh lebih berharga dari uang, termasuk pengalaman. :)
Ketika bertemu dengan sponsor dan pitch ide kita, kita harus bisa menjustifikasi apa yang kita sampaikan. Contoh: Kenapa kita yakin peserta yang akan datang 1000 orang? Selain itu, kita juga harus fleksibel. Nggak ada satupun sponsor IYC yang setuju dengan sponsorship packages yang kami tawarkan. Pasti ditambah dan dikurangi di sana-sini.
Nah, setelah calon sponsor setuju untuk mendanai acara kita (dan kita setuju dengan kompensasi yang mereka minta), saatnya untuk membuat Memorandum of Understanding (MoU)/Surat Perjanjian Kerjasama (SPK). Poin-poin di dalam MoU penting sekali untuk kita susun baik-baik. Misalnya, sekian persen dana sponsorship harus diberikan pada H-14 via transfer bank dan sisanya H+14. Jangan lupa, ketika ada penandatanganan MoU, harus menggunakan materai (biasanya yang nilainya Rp6000,-).
Apabila sponsor belum melunasi “janji”-nya di hari yg ditentukan, kita berhak bawel. Bagaimanapun juga, itu adalah hak kita, sudah ada perjanjiannya, dan harus dilunasi. Tapi, jangan lupa untuk menuntaskan semua kewajiban kita juga. Misalnya, kita sudah berjanji mau mention akun sponsor di Twitter, jangan sampai kelupaan.
Banyak yang tidak mau berada di Divisi Sponsorship karena katanya “berat”. Padahal, ada begitu banyak ilmu yang bisa didapat, seperti network & negotiation skills. Selain itu, pas Hari H, Sponsorship adalah divisi yang paling nggak sibuk! Pas Hari H, tugas kita di Divisi Sponsorhip adalah menjaga perlengkapan sponsor (seperti banner, umbul-umbul, booth) supaya nggak rusak. Kita juga harus menemani perwakilan sponsor yang menghadiri acara kita.
But… What happens when we still don’t have any sponsor at all one month before the event? What should we do?
Di #IYC 2010, akhirnya SEMUA panitia mencari sponsor! Kami pernah menyelenggarakan garage sale, tapi hanya berhasil mendapatkan dana sebesar 0.007% yg dibutuhkan. Semua divisi juga berusaha untuk memotong pengeluaran. Jika kita kreatif, kita pasti bisa membuat acara yang keren tanpa budget besar. Waktu itu, pitching juga dititikberatkan pada in-kind sponsorship (karena relatif lebih mudah untuk didapatkan). In-kind artinya sponsorshipnya bukan dalam bentuk uang.
Untuk tempat pre-event (press conference, IYCPitstop), IYC tidak pernah mengeluarkan biaya. Kita bisa melakukan hal itu karena mendapatkan in kind sponsorship dari venue. Pemilik venuenya juga pasti senang kok kalau kita bisa membuat banyak orang datang ke sana melalui acara kita.
Nah, setelah acara selesai diselenggarakan, kita harus segera membuat LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) bersama panitia yang lain untuk dikirimkan ke sponsor, termasuk foto-foto acara kita. Jika sponsor puas dengan profesionalisme kita dan acara kita tersebut, sangat mungkin tahun depan acara kita akan disponsori oleh mereka lagi.
Semoga apa yang saya bagi ini berguna ya. Selamat mencari sponsor!
Didiet and his muse, Izabel Jahja
